La colección de fichas de campo de Edwin Shook está integrada por 1,398 tarjetas de registro con información básica de la misma cantidad de sitios arqueológicos. La colección fue donada por su autor a CIRMA en 1996, como resultado del trabajo arqueológico que CIRMA desarrollaba bajo la dirección de Williams Swezey. Por tratarse de documentación original, se integró al fondo documental del Archivo Histórico.
El procesamiento técnico de la Colección, se llevó a cabo con el apoyo de la Embajada de Estados Unidos de America, que proporcionó los fondos necesarios para su conservación, organización, descripción y digitalización.
El proceso de organización de las fichas de campo, se realizó respetando el orden original, agrupándolas geográficamente por departamento. Sin embargo, es importante hacer notar, que algunos municipios del país han cambiado de nombre o de jurisdicción, por lo que el investigador debe ser cuidadoso al momento de realizar la búsqueda del sitio que le interesa.
Para crear la Colección, el Dr. Shook entrevistó a informantes clave y recurrió a fuentes bibliográficas. En una gran cantidad de casos, realizó exploraciones in situ de cada uno de los lugares, valiéndose del dibujo arqueológico y técnicas topográficas modernas de aquella época. La información recopilada en las fichas de campo es la siguiente.
- Nombre principal del sitio y nombre alternativos
- Departamento y municipio de localización
- Informantes
- Fecha de la exploración
- Fase cultural del sitio
- Muestras (principalmente de cerámica)
- Ubicación, mapa y coordenadas
- Bibliografía
- Breve descripción
- Croquis (solo para algunos sitios)
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